Клиентам ПриватБанка, пользователям Приват24 для Бизнеса доступен бесплатный сервис для компаний и предпринимателей, предоставляющий возможность формировать и передавать электронную отчетность в контролирующие органы.
Используйте бесплатные и безопасные решения от ПриватБанка для создания электронных отчетов.
Преимущества:
Удобство – вы подписываете документы при помощи электронно-цифровой подписи, не тратя времени на посещение государственных органов. Для отправки отчетов достаточно доступа в Интернет.
Безопасность – документы в Приват24 хранятся в «облаке», которое надежно защищает информацию от вирусов и хакерских атак. Данные недоступны для третьих лиц, так как передаются в зашифрованном виде.
Выгода – сервис абсолютно бесплатный.
Онлайн-сервис, не нужно устанавливать ПО.
О сдаче отчетов вам напомнит онлайн-календарь.
Реквизиты предприятия, отчетный период и основные данные в отчетах заполняются автоматически.
Импорт отчетов из других учетных систем.
Сдача отчетности за группу предпринимателей или предприятий из одного аккаунта в «Приват24 для бизнеса».
Своевременное автоматическое обновление/добавление форм отчетов.
Получение квитанций от контролирующего органа с подтверждением, что отчет принят, или с комментарием, почему он не принят.
Отчетность является важным источником информации для принятия управленческих решений для различных групп пользователей. Данные финансовой и статистической отчетности позволяют анализировать и планировать развитие страны в целом и каждой отрасли или региона; данные налоговой отчетности нужны для проверки правильности и своевременности оплаты налогов и взносов. Современные электронные коммуникации и неизбежность их применения в общеэкономических процессах дают возможность в значительной степени оптимизировать производственные мощности, упростить документооборот и постоянно совершенствовать методы принятия управленческих решений. С постоянным развитием информационных технологий возникает необходимость в применении отдельных ее элементов по организации взаимоотношений между государством и налогоплательщиками, а именно расширение возможностей для подачи информации в форме электронной отчетности. Уже на протяжении многих лет в Украине преобладает практика представления отчетности.
Вопросы внедрения и развития электронной системы представления налоговой отчетности предприятиями является весьма актуальным на сегодня. Такой способ представления является приоритетным направлением в развитии партнерских отношений между органами государственной налоговой службой (ГНС) и налогоплательщиками.
Переход на электронную систему отчетности дает много новых возможностей бухгалтеру. Она не требует кропотливой бумажной работы и громоздких архивов. Для обеспечения возможности передачи документов в налоговую инспекцию нужен только компьютер, на котором должна быть установлены специальная программа, а также выход в Интернет. Именно поэтому в целях упрощения процедуры представление и последующей обработки отчетности была введена электронная отчетность. Сейчас все больше украинцев убеждаются в преимуществах представления отчетности средствами телекоммуникационной связи. Представление налоговой отчетности в электронном виде позволяет уменьшить бумажный документооборот, сократить накладные расходы, упростить процедуру представления отчетности. Кроме того, электронная отчетность - это также еще и престиж организации или предприятия, которое, работая с использованием современных информационных технологий, демонстрирует общественности свою честную позицию добросовестного налогоплательщика.
Обязательным условием предоставления электронной отчетности является регистрация электронной подписи должностных лиц в установленном законодательством порядке. Для формирования и представления налогоплательщиками налоговой отчетности и реестров налоговых накладных в электронном виде сначала плательщик налогов обращается в налоговую инспекцию по месту пребывания на налоговом учете и заключает договор о признании электронных документов между налогоплательщиком и ДПС. Налоговая инспекция выдает два экземпляра договора и записывает на электронный носитель налогоплательщика программное обеспечение.
Мировой опыт внедрения электронной налоговой отчетности показывает все преимущества и эффективность данного вида администрирования налогов и эффективность работы всей налоговой системы. Представление налоговой отчетности в электронной форме - это не чья-то прихоть, а путь, по которому уже давно идут передовые страны мира. Налогоплательщику или ответственному за это лицу (например, бухгалтеру) не надо стоять в очереди на индивидуальный прием, что позволяет сохранить свое время и сэкономить часть денежных средств.
Под электронной отчетностью мы понимаем, отчетность, сформированную с помощью специальной компьютерной программы, подписанную ключами электронной цифровой подписи (ЭЦП), загруженную в файл специального формата, который затем необходимо отправить по электронной почте и получить ответ от соответствующих органов о принятии.
Очевидны следующие преимущества электронного способа отчетности для предприятий:
- экономия рабочего времени;
- экономия средств на приобретение бланков отчетности;
- оперативное отслеживание изменений в форме отчетности;
- арифметический контроль деклараций;
- экономия времени на очереди при подаче отчетности;
- отчетность, направленная в государственные органы в электронном виде и не требует дублирования на бумажных носителях;
- для отчетности по НДС существенно сокращается срок проведения проверки заявленных по возмещению сумм НДС и обеспечения своевременного их возмещения налогоплательщику.
Электронная отчетность упростила ведение бизнеса предпринимателям и юридическим лицам. Это позволило значительно сократить затраты времени бухгалтеров на работу с документами. Предприятия могут формировать отчеты в бухгалтерском программном обеспечении, которое они используют для ежедневного учета, ведь отчет формируется в XML формате, в котором и отправляют отчетность с помощью системы Internet.
Главным образом электронная отчетность экономит время, являясь неотъемлемой необходимостью организации учета и требованием времени.
Электронная отчетность значительно облегчает работу бухгалтеров и гарантирует автоматическую проверку документов на выявление ошибок. Однако, остается достаточное количество предприятий, имеющих право выбора формы представления отчетности. При таком подходе достаточно много бухгалтеров применяет традиционный бумажный способ представление в силу привычки. Поэтому необходимо в первую очередь больше популяризировать преимущества отчетности в электронном формате, разъяснять методику ее составления и поощрять использование иноваций в процессе формирования отчетной информации и ее представления.
В течение последних лет в Украине продолжается достаточно кардинальная реформа как налоговой системы, так налоговой политики в частности. Налоговая политика - это совокупность форм и методов деятельности в сфере налогообложения как с стороны государства, так и налогоплательщиков.
Одним из элементов, который государство постоянно старается менять с целью соблюдения налоговой дисциплины плательщиков налогов, является формы представления налоговой отчетности. Кабинет Министров Украины своим распоряжением от 05.12.20012 года №1007 утвердил план мероприятий по реализации Концепции расширения перечня услуг, предоставляемых органами государственной налоговой службы налогоплательщикам с использованием электронных сервисов, улучшения качества обслуживания налогоплательщиков, обеспечение достоверности информации, представляемой налогоплательщиками в органы государственной налоговой службы, повышение уровня прозрачности и открытости деятельности органов государственной налоговой службы.
Отчетность в электронном виде - это приоритетное направление в развитии партнерских отношений между налоговой службой и налогоплательщиками. Именно поэтому ГНАУ уделяет значительное внимание вопросу внедрения плательщиками налогов представления налоговой отчетности в электронном виде.
В Украине создаются максимальные возможности для представления электронной налоговой отчетности. Представление налоговой отчетности в электронном виде имеет много преимуществ как для налогоплательщиков, так и для налоговой службы.
И все же существуют и отдельные элементы проблемы, требующие доработки, в первую очередь, для налогоплательщиков, а именно - это повышение профессионального уровня специалистов и необходимость дополнительных финансовых вложений в процесс автоматизации электронной отчетности.
Налоговым кодексом Украины предусмотрена возможность представления отчетности в электронной форме, что положительно влияет на удобство осуществления этого процесса для налогоплательщиков.
Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» устанавливает основные организационно-правовые основы электронного документооборота и использование электронных документов, в том числе по представлению налоговой отчетности. Согласно этому закону, электронный документ - это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.
Электронный документооборот – совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, с подтверждением факта получения таких документов.
Электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, которая используется для идентификации автора и / или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота. Закон Украины "Об электронной цифровой подписи» определяет правовой статус электронной цифровой подписи и регулирует отношения, возникающие при использовании электронной цифровой подписи.
Электронная цифровая подпись - вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который добавляется к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписчика. Электронная цифровая подпись накладывается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.
Приказом Государственной налоговой администрации Украины "О представлении электронной налоговой отчетности" утверждена «Инструкция по подготовке и представлении налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи», которая определяет общие принципы организации информационного обмена при представлении налогоплательщиками налоговой отчетности в органы государственной налоговой службы Украины в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи.
Для подачи налоговых документов в органы ГНС в электронном виде налогоплательщик должен иметь:
- специализированное программное обеспечение для формирования налоговых документов в электронном виде в утвержденном формате (стандарте)
- доступ к сети Интернет и возможность отправки / приема электронных сообщений по электронной почте;
- средство криптографической защиты информации (КЗИ), совместимый с форматами данных со средствами криптографической защиты, используемых в органах ГНС;
- действующие усиленные сертификаты открытых ключей, сформированные аккредитованным центром сертификации ключей для налогоплательщика и уполномоченных должностных лиц налогоплательщика, подписи которых обязательны для налоговой отчетности в бумажной форме.
Налогоплательщик:
- получает сертификаты открытых ключей должностных лиц, имеющих право подписи (руководителя, бухгалтера). Налогоплательщик физическое лицо - субъект предпринимательской деятельности может ограничиться одним ключом ЭЦП. Личные ключи находятся на ключевых (Электронных) носителях, которые хранятся в тайне;
- получает в органе ГНС по месту регистрации или на WEB-сайте ГНА или региональной ГНА текст примерного договора о признании электронных документов, и представления в органы ГНС налоговых документов в электронном виде;
- ознакомившись с редакцией договора, заполняет необходимые реквизиты, в том числе вписывает свой электронный адрес, подписывает и скрепляет печатью два экземпляра договора (для физического лица субъекта предпринимательской деятельности при наличии печати);
- предоставляет в орган ГНС по месту регистрации подписанные и скрепленные печатью два экземпляра договора и усиленные сертификаты открытых ключей на электронном носителе;
- после подписания договора в органе ГНС по месту регистрации получает один экземпляр договора. При этом ставит подпись в журнале учета договоров о признании электронных документов для подтверждения того, что налогоплательщику был возвращен его экземпляр договора.
При подаче налоговых документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи налогоплательщик и органы ГНС должны соблюдать следующий порядок:
- налогоплательщик создает налоговый документ в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом (стандартом) с помощью специализированного программного обеспечения. После подготовки плательщиком налогового документа в электронном виде на него накладываются ЭЦП должностных лиц налогоплательщика в следующем порядке: первой – ЭЦП главного бухгалтера (бухгалтера), второй - ЭЦП руководителя, третьей - ЭЦП, что является аналогом оттиска печати налогоплательщика.
- после наложения ЭЦП налогоплательщик осуществляет шифрование налогового документа в электронном виде и направляет его в органы ГНС через телекоммуникационные каналы связи. Второй экземпляр налогового документа в электронном виде хранится у налогоплательщика;
- после получения от налогоплательщика налогового документа в электронном виде органы ГНС проводят его расшифровку, проверку ЭЦП, проверку соответствия электронного документа утвержденному формату;
- первая квитанция является подтверждением налогоплательщику передачи его налоговых документов в электронном виде в орган ГНС средствами телекоммуникационной связи. Эта квитанция направляется органами ГНС на электронный адрес налогоплательщика, с которого была отправлена налоговая отчетность. Второй экземпляр первой квитанции в электронном виде хранится в органе ГНС. Если на электронный адрес плательщика налогов не поступила первая квитанция, то налоговый документ считается неполученным;
- подтверждением налогоплательщику принятия его налоговых документов в базу данных ГНС является вторая квитанция в электронном виде в текстовом формате, в которой определяются реквизиты принятого налогового документа в электронной форме, соответствие налогового документа в электронной форме утвержденному формату электронного документа, результаты проверки ЭЦП, информация о налогоплательщике, дата и время приема, регистрационный номер, налоговый период, за который подается налоговая отчетность, и данные об отправителе квитанции. На эту квитанцию налагается ЭЦП органа ГНС, осуществляется ее шифрования и отправка налогоплательщику средствами телекоммуникационной связи. Второй экземпляр второй квитанции в электронном виде хранится в органе ГНС;
- если присланные налоговые документы сформированы с ошибкой, то налогоплательщику направляется вторая квитанция в электронном виде в текстовом формате о непринятии налоговых документов в электронном виде с указанием причин;
- датой и временем представления налогового документа в электронном виде в органы ГНС является дата и время, зафиксированные в первой квитанции
Представление налоговой отчетности в электронном виде приобретает все большее распространение в Украине. Его преимуществами являются удобство и экономия рабочего времени. Налогоплательщики имеют возможность выбрать программное обеспечение, которое лучше всего удовлетворяет их потребности. Наблюдается тенденция внедрения онлайн-сервисов, обеспечивающих формирование и представление отчетности на любом компьютере, имеющем доступ к сети Интернет. Перспективное направление - интеграция систем электронного документооборота с индивидуальными мобильными устройствами.
Полезные ссылки:
Как создать, подписать и отправить электронный отчет в Приват24 для Бизнеса
Частые вопросы:
Орган государственной статистики, которому подается отчетность.
База данных АС – база данных в электронном виде, созданная адресатом отчетности на основе показателей форм статистической и / или финансовой отчетности и предназначена для централизованного накопления и использования в информационных системах адресата отчетности.
Отчет в электронном виде - электронный документ, являющийся формой статистической отчетности или финансовой отчетности, сформированной с помощью программного обеспечения и поданной респондентом.
Квитанция о получении электронного отчета (первая квитанция) - электронный документ, формируемый центром обработки электронных отчетов (ЦОЭО) - структурным подразделением Главного управления региональной статистики и удостоверяет факт и время получения электронного отчета.
Квитанция о приеме электронного отчета к обработке (вторая квитанция) - электронный документ, формируемый ЦОЭО и удостоверяет факт и время приема (непринятия) электронного отчета к обработке и внесения его данных в базу данных АО.
Квитанция-уведомление о необходимости повторного представления электронного отчета - электронный документ о необходимости повторного представления первичных данных до адресата отчетности, который формируется, подписывается ЦОЭО и направляется в адрес респондента в случае обнаружения ошибок или противоречивых данных, приведены респондентом в электронном отчете.
Программное обеспечение, предназначенное для создания электронных отчетов, квитанций в виде электронного документа соответствующего формата (стандарта), проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП) электронного документа, которое соответствует требованиям по защите информации, установленным действующим законодательством Украины и имеет положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы в сфере криптографической защиты информации.
Система электронной отчетности органов государственной статистики - автоматизированная система сбора, накопления и обработки электронных отчетов, которая представляет собой совокупность правовых, организационных мероприятий и программных, технических, телекоммуникационных средств субъектов системы электронной отчетности органов государственной статистики, обеспечивающих создание, контроль первичных данных, передачу, контроль прохождения, обработки данных и хранения электронных отчетов и квитанций.
Субъекты системы электронной отчетности органов государственной статистики - респонденты, адресаты отчетности, ЦОЭО и посредники электронной отчетности, осуществляющие обмен электронными отчетами и квитанциями и выполняют другие функции.
Представление респондентом электронных отчетов осуществляется исключительно на добровольных началах и по его инициативе. В случае представление респондентом отчетности в электронном виде он в праве не подавать соответствующие формы статистической и / или финансовой отчетности на бумаге.
Респондент, который изъявил желание подавать электронные отчеты в электронном виде руководствуется действующим законодательством Украины, в том числе в части соблюдения сроков представления государственной статистической и / или финансовой отчетности за отчетные периоды и по использованию автоматизированной системы "Единое окно представления электронной отчетности".
В случае не поступления первой квитанции и / или второй квитанции, невозможности ее расшифровки или осуществления проверки ЭЦП, а также в случае получения квитанции-уведомления о необходимости повторного представления отчета респондент опять подает отчет, при необходимости предварительно скорректировав его.
- Бесплатными ключами АЦСК ПАО КБ "ПриватБанк". Создать можно в Приват24 для бизнеса, раздел "Настройки"->"Ключи ЭЦП"->"Получить сертификат"
- Бесплатными ключами АЦСК ИСД ДФС (налоговая). Ключи можно получить на сайте ФСУ раздел "Регистрация пользователей" или по месту регистрации Юр. лица или ФЛП
- Ключами АЦСК "Украина" (M.E.Doc).
1. Сгенерируйте ключи в ПриватБанке (если нет действующих ключей налоговой или АЦСК «Украина») через меню «Приват24 для бизнеса» «Настройки → Ключи ЭЦП → Получить сертификат».
2. Заполните настройки. Для этого нажмите в правом верхнем углу на шестеренку и укажите код ФСУ и код ПФУ (данные можно выбрать из списка).
3. Заполните все поля в настройках в ручном режиме. Данные автоматически будут переноситься в отчеты (договор).
4. Заключите договор с ФСУ для отправки отчетов:
- если ранее Вы не отправляли отчеты, то необходимо прежде всего заключить договор с ФСУ о приеме отчетности в электронном виде;
- если ранее отправляли отчеты и у Вас есть заключенный договор, подписанный ключами, выданными ФСУ, или ключами ПриватБанка, действующими на данный момент, Вы можете сразу приступать к отправке отчетов. Создать и отправить отчет можно в разделе «Документы → Электронная отчетность → Создать отчет → выбираете нужный отчет → Редактировать → заполняете данные → Сохранить → Подписать и отправить».
5. Подайте заявку для отправки отчетов в статистику (если будете отправлять отчеты в Службу статистики) через меню «Документы → Электронная отчетность → Создать отчет → Служба статистики → Заявка на регистрацию ЭЦП в органах статистики».
Договор на отправку электронной отчетности действует до окончания срока действия указанных в нем сертификатов ключей.