Электронная трудовая книжка - современная замена бумажной трудовой книжки

 - Как подать скан-копию трудовой книжки для получения электронной трудовой книжки?

Пользователю, который зарегистрировался на Портале ПФУ с помощью электронной цифровой подписи, предоставляется возможность сформировать обращение на подачу скан-копий трудовой книжки, подписать его ЭЦП и отправить его к подсистеме ИКИС ПФУ «Обращение».

Для этого предназначено пункт личного кабинета пользователя из блока «Коммуникации с ПФУ» - «Предоставление скан-копий трудовой книжки».

При входе пользователю предоставляется информационное сообщение по подготовке скан-копий трудовой книжки до начала формирования обращения. Для продолжения работы нажать кнопку «Продолжить». Для возврата к основной странице личного кабинета пользователя Веб-портала - кнопка «Вернуться».

Для заполнения и подачи в ПФУ скан-копий трудовой книжки пользователю предоставляется экранная форма обращения с полями:

- ЕГРПОУ страхователя - автоматическое заполнение по данным страхователя без права редактирования; отображается только с личного кабинета страхователя при вводе данных на рабочих страхователя; является обязательным для заполнения;

- название страхователя - автоматическое заполнение по данным страхователя без права редактирования; отображается только с личного кабинета страхователя при вводе данных на рабочих страхователя; является обязательным для заполнения;

- РНОКПП лица:

• автоматическое заполнение РНОКПП застрахованного лица с РЗО при создании обращения застрахованным лицом на себя; не предоставляется на редактирование; является обязательным для заполнения;
• ручной ввод РНОКПП рабочего (10 цифр) при создании обращения страхователем на своего рабочего; является обязательным для заполнения;

 - фамилия:

• автоматическое заполнение фамилия лица с РЗО при создании обращения застрахованным лицом на себя; не предоставляется на редактирование; является обязательным для заполнения;
• ручной ввод фамилии рабочего (10 цифр) при создании обращения страхователем на своего рабочего; является обязательным для заполнения;

 - имя:

• автоматическое заполнение имени лица с РЗО при создании обращения застрахованным лицом на себя; не предоставляется на редактирование; является обязательным для заполнения;
• ручной ввод имени рабочего при создании обращения страхователем на своего рабочего; является обязательным для заполнения;

 - отчество:

• автоматическое заполнение отчество лица с РЗО при создании обращения застрахованным лицом на себя; не предоставляется на редактирование; не является обязательным для заполнения;
• ручной ввод отчества работника при создании обращения страхователем своего рабочего; является обязательным для заполнения;

- скан-копии документов - для прикрепления скан-копии предназначена кнопка «Добавить файл», по которой необходимо выбрать тип файла с помощью выпадающего списка и прикрепить скан-копию документа.

Для прикрепления предоставляются следующие типы документов:

- трудовая книжка или документы о стаже - являются обязательными для прикрепления;

- разрешение на обработку персональных данных - предоставляется для прикрепления только при подаче обращения страхователем и является обязательным для такого случая.

- я даю согласие на передачу и обработку моих персональных данных - установление метки чек-бокса только при подаче обращения застрахованным лицом; по умолчанию не заполнено; обязательно должно быть установлено для сохранения обращения.

Кнопка «Отправить в ПФУ» - предназначена для подписи и отправки обращения в ПФУ. Предоставляется только после заполнения всех необходимых данных обращения. При этом выполняется контроль наличия данных КЭП лица (считанных при аутентификации на веб-портале) - если данные есть, они берутся для подписи; если данные потеряно (в процессе работы веб-портала пользователь перечитывал страницы), пользователю предоставляется интерфейс ввода данных КЭП.

После корректного отправления в ПФУ пользователю предоставляется сообщение «Запись сохранена и отправлена на рассмотрение в ПФУ. Результат обработки обращения можно посмотреть в пункте личного кабинета «Мои обращения»

 - Для чего хранить данные в Государственном реестре общеобязательного государственного социального страхования?

Данные, содержащиеся в реестре застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, принимаются для подтверждения трудового стажа при заключении трудового договора, назначение пенсий и других целей, предусмотренных законодательством.

 - Для чего ведется учет трудовой деятельности?

Учет трудовой деятельности ведется с целью обеспечения накопления, хранения и использования информации о приобретенных работником стажа работы, образования, квалификацию для подтверждения имеющегося трудового стажа при заключении трудового договора, назначение пенсий и для других целей, предусмотренных законодательством.

 - Где хранятся данные о трудовой деятельности работника?

Сведения о трудовой деятельности работника сохраняются в составе персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в течение срока, предусмотренного частью третьей статьи 20 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» .

 - Выполняются ли меры по сохранению моих данных при их хранении?

При организации и ведении учета трудовой деятельности обеспечивается проведение процедур и мер контроля и верификации данных, мониторинга изменений индивидуальных сведений, защиты информации, технологического и программного обеспечения, в частности от несанкционированного доступа, применяемые при ведении реестра застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в соответствии с положением о его ведении.

 - Какие данные включает в себя сведения о трудовой деятельности работника?

1) сведения, позволяющие идентифицировать лицо:

• уникальный номер персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
• фамилия, имя, отчество (при наличии) лица на момент подачи сведений в Пенсионный фонд Украины;
• дата рождения;
• регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (кроме лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);
• пол;
• уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре и серия, номер и название документа, из которого взяты сведения в персональной учетной карточки застрахованного лица (при наличии);
• место жительства;
• средства связи (номер телефона, адрес электронной почты);

2) сведения о периодах трудовой деятельности:

• налоговый номер юридического лица (регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика физического лица (кроме лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте) и наименование страхователя;

• год, за который внесены сведения;

• период трудовых отношений;

• профессиональное название работы;

• название должности с указанием структурного подразделения;

• сведения о приеме на работу, присвоение / изменение / лишение разряда, ранга, класса, звание, категории, прохождение стажировки, перевода на другую работу, основания увольнения;
  информация об основном месте работы;

• образование;

3) данные об особых условиях труда, дающих право на льготы по общеобязательному государственному социальному страхованию:

• номер списков (раздел, подраздел) производств, работ, профессий, должностей и показателей;

• результаты аттестации условий труда с указанием номера и даты распорядительного акта;

• полная / неполная занятость;

• количество отработанных работником календарных дней (часов) за соответствующий месяц, в том числе в особых условиях труда, дающих право на льготы;

4) информация о судимости за совершение преступления и о лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;

5) информация с подтверждением приобретенного лицом за пределами Украины стажа работы для применения накопления периодов стажа работы в согласовании с Международным договорам, согласие на обязательность которых предоставлено верховной Радой Украины.

 - Куда подаются сведения о трудовой деятельности работника?

Сведения о трудовой деятельности работника подаются Пенсионному фонду Украины через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в виде копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи. Указанные сведения могут быть представлены также в оцифрованном виде. Требования к формату представления информации устанавливаются Пенсионным фондом Украины.

 - Каким образом подтвердить согласие работника на обработку его персональных данных?

Неотъемлемой составляющей сведений, представленных страхователем, есть сканированная копия согласия работника о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных.

В случае представления сведений о трудовой деятельности работником лично предоставление согласия на обработку персональных данных осуществляется путем проставления отметки о предоставлении такого разрешения в электронном кабинете застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Информация о работнике и приобретенный им стаж работы, образование, квалификацию, сведения о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика, дата его рождения, предоставляется только лицу, которого такие сведения касаются, или другим лицам исключительно с согласия работника, предоставленной через электронный кабинет застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Обнародование информации о трудовой деятельности работника допускается только в обезличенном виде.

 - Какие требования к сканированной копии трудовой книжки?

Сканированные копии трудовой книжки работника, документов о стаже, определенные Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 12 августа 1993 № 637 (ЗП Украины, 1993 , № 12, ст. 273), должны содержать все страницы и поля соответствующих документов, быть пригодны для восприятия их содержания, в частности данные о серии и номере бланков документов.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СКАН-КОПИИ:

- Скан-копия должна быть цветная;

- Необходимо делать скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;

- Скан-копии должны быть четкие и отображать все реквизиты документа (название документа, серийный номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО владельца) и непосредственно сами записи (рекомендуемая разрешение при сканировании -300 dpi)

- Формат изображения должен быть .jpg или .pdf;

- Размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.

 - Кто осуществляет оцифровку трудовой книжки?

Оцифровка сведений о трудовой деятельности работника на основании сканированных копий документов, осуществляется ответственным лицом органа Пенсионного фонда Украины путем дополнения персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования информацией, имеющейся в сканированных копиях документов.

Сообщение о выявленных случаях отсутствия в трудовой книжке необходимых записей или неправильных или неточных записей о периодах работы, или иных разногласий (в частности за периоды страхового стажа после 1 июля 2000 по данным реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования) направляется застрахованному лицу через его электронный кабинет застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

 - Кто должен подавать сведения для создания электронной трудовой книжки?

Сведения о трудовой деятельности работника подаются страхователем за работников или самим работником.

Сведения о трудовой деятельности работника подаются в Пенсионный фонд Украины на вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в электронной форме с обязательным наложением квалифицированной электронной подписи страхователем или работником, подающим информацию, одним из следующих способов:

- в виде копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования;

- в оцифрованном виде - путем создания соответствующего электронной записи в личном электронном кабинете страхователя или застрахованного лица на вебпортале электронных услуг Пенсионного фонда Украины, к которому прилагаются сканированные копии документов, на основании которых создается запись.

 - Какие данные содержит электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка состоит из перечня сведений о трудовой деятельности работника:

- наименование работодателя или фамилия, имя, отчество (при наличии) и идентификационный код согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины или регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия (при наличии) и / или номер паспорта (для лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);

- периода: работы, учебы, практики, службы, ухода, безработица, стажировки, отношений по договорам гражданско-правового характера, исправительных работ, совместительства;

- перевод с должности на другую должность или другую работу;

- наименование должности, профессия, специальность, квалификация, вид выполняемой работы, структурное подразделение;

- причина прекращения трудовых отношений, учебы, практики, трудоустройства, отношений по договорам гражданско-правового характера, ухода, безработица, исправительных работ (пункт, часть, статья закона)

- вид документа, его номер и дата, на основании которого внесена запись о начале и / или прекращения: трудовых отношений, учебы, практики, службы, ухода, безработица, стажировки, отношений по договорам гражданско-правового характера, исправительных работ, совместительства.

Если электронную трудовую книжку создано с ошибками и отправлено, формируется новая электронная запись.