Документальное оформление трудовых отношений между работником и работодателем и операции по расчетам с персоналом по заработной плате сопровождается значительным количеством документов. При начислении заработной платы на предприятии большое значение имеет правильно организованный документооборот. Движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки с момента составления или получения документа от других предприятий к передаче на хранение в архив называют документооборотом. Правильно организованный документооборот по начислению заработной платы работников необходим для того, чтобы управлять, контролировать, проводить анализ деятельности предприятия и составлять финансовую и статистическую отчетность, а также избегать возможных конфликтов, достичь взаимопонимания и отлаженной работы между производственным отделом и бухгалтерией.

С целью взаимопонимания между производственным отделом и бухгалтерией рекомендуется каждому работнику данного предприятия предоставлять индивидуальный расчетный лист рабочего. Расчётный лист — документ, который получает работник, как уведомление о прямом зачислении средств на счёт  организации с указанием суммы полученной заработной платы, удержанных налогов и сборов, количеством отработанных часов и т. д.

Обычно в расчетном листе расписывается общая сумма зарплаты, ее составляющие, все налоги и прочие отчисления, например страховые взносы, которые вычитаются из общей суммы начисленной зарплаты, чтобы получить сумму зарплаты, которая будет выплачена сотруднику.

Закон Украины «О защите прав потребителей» регулирует отношения между потребителями услуг и их поставщиками, а также определяет основы реализации государственной политики в сфере защиты прав потребителей. Украинским трудовым законодательством (ст. 30 Закона об оплате труда и ст. 110 КЗоТ) установлена обязанность работодателя сообщать работнику о размерах оплаты труда.

В соответствии со ст. 15, потребитель имеет право на получение необходимой, доступной и достоверной информации об услуге, которая обеспечивает возможность ее сознательного и компетентного выбора. Информация должна быть предоставлена потребителю на государственном языке, т. е. на том, который закреплен в стране законодательно.

Следовательно, потребитель услуги имеет право получать информацию на украинском языке, что обязывает поставщика услуги при наличии такого требования со стороны потребителя предоставить информацию об услуге в полном объеме на государственном языке.

Меню в «Приват24 для бизнеса» «Расчетные листы» дает возможность директору/бухгалтеру предприятия загрузить ведомость расчетных листов по своим сотрудникам. Предприятие предоставляет ведомости с расчетными листами сотрудников в банк. Банк делает доступными просмотр и распечатку расчетного листа через свои банкоматы и терминалы самообслуживания.

После загрузки ведомости расчетного листа через «Приват24 для бизнеса»:

 - расчетный лист доступен Вашим сотрудникам в любое время и в любом банкомате/ТСО ПриватБанка или Приват24 по зарплатной Карте для выплат

 - сотрудники могут ознакомиться с расчетным листом на экране, а также распечатать чек

 - бухгалтеру предприятия больше не нужно тратить время, чтобы предоставить сотрудникам расчетные листы.

 

 

1. Подготовка файлов расчетных листов в *.xls/*.xlsx или *.dbf

 

1.1 Структура справочника расчетного листа

 

Файл справочника должен быть в *.xls/*.xlsx или *.dbf.

(Excel 97/2000/XP/2003)

Структура файла *.dbf:

Где:

• ATTR_ID – уникальный номер атрибута «Порядковый номер» (обязательно для заполнения). Важно! Порядковый номер уникальный и не должен повторяться в справочнике.
• ATTR_NAME – наименование атрибутов. Указываете названия начислений/удержаний и остальных значений, таких как, к примеру, «Должность», «Подразделение» (обязательно для заполнения).
• ATTR_DOP – единица измерения наименования атрибута (не обязательно для заполнения).

Можете указать, к примеру, ATTR_NAME – «ЗАРПЛАТА», тогда ATTR_DOP – «ГРН».

Важно! Этот перечень атрибутов приведен как пример, каждое предприятие может использовать свой перечень атрибутов, который использует для расшифровки выплат зарплаты своим сотрудникам.

Перед загрузкой проверьте правильность названий полей!

 

1.2 Структура ведомости расчетного листа

Файл-ведомость должен быть в *.xls/*.xlsx или *.dbf.  (Excel 97/2000/XP/2003)

Структура для файла *.dbf:

Где:

• TAB_NUMB – ­ табельный номер сотрудника (обязательно для заполнения). Указываете тот табельный номер, на который Вы начисляете сотруднику зарплату! Все данные по сотрудникам должны быть предоставлены в 1 файле.
• ATTR_ID – номер атрибута согласно справочнику (обязательно для заполнения). Посмотреть структуру справочника можно в п. 3.1.
• Znach1 – значение атрибута (не обязательно для заполнения). Указывает сами значения. К примеру: сумма выплат/удержаний, сумма премии, отработанное время, должность и т. д.

Также в этом поле можете указывать период или месяц выплат/удержаний предыдущих периодов. Например: ATTR_ID=15 – это «Премия» в размере 100 грн за февраль 2016 года, которую выплатили в июле 2016 года.

Перед загрузкой проверьте правильность названий полей!

 

2. Отправка ведомости и справочник расчетных листов

После того как Вы корректно и согласно инструкции подготовили ведомость и справочник, Вам необходимо отправить файлы через «Приват24 для бизнеса».

2.1 Зайти в меню Приват24 для загрузки файлов

В «Приват24 для бизнеса» Вам необходимо зайти в «Зарплата» → «зарплатный проект» → «расчетные листы» → «Загрузить расчетный лист»

2.2.  Выбрать предприятие и зарплатный проект

В меню Вам необходимо выбрать юридическое лицо, с которым будете работать, и зарплатный проект.

Выбрать юр. лицо/предприятие:

 

Выбрать зарплатный проект:

 

2.3. Указать период

После выбора юр. лица/предприятия и зарплатного проекта Вам необходимо указать период, за который была фактическая выплата (удержание):

 

Важно! Если в текущем месяце есть выплаты/удержания за предыдущие периоды, этот период/месяц Вы можете указать в поле ZNACH1 после самого значения выплаты/удержания.

 

2.4. Прикрепить ведомость и справочник

После того как указали период, кликните на кнопку «Прикрепить» и выберите Ваш файл на компьютере.

Для ведомости

 

Для справочника

 

Далее необходимо отправить файлы на проверку:

 

После успешной проверки файлы доступны для предпросмотра (“глаз”) и отправки на обработку (кнопка “Отправить”):

 

Для отправки файлов нажмите “Отправить”:

 

Важно!

1) После отправки файлов в банк на обработку расчетные листы будут доступны для сотрудников предприятия в банкоматах и терминалах самообслуживания ПриватБанка или в Приват24 на следующий день.

2) История отправленных расчетных листов сохраняется в банке и отражается клиентам в течение 6 месяцев.

3) При отправке нескольких ведомостей и справочников за одинаковый период доступными для отражения в банкомате, терминале самообслуживания ПриватБанка и Приват24 будут только файлы, отправленные последними.

 

3. Проверить загруженные данные (работа с журналом расчетных листов)

 

3.1 Перейти в журнал расчетных листов

В «Приват24 для бизнеса» Вам необходимо зайти в «Зарплата» → «Зарплатный проект» →  «расчетные листы» → «Журнал расчетных листов ».

В журнале Вам будет доступна следующая информация:

• дата/время загрузки;
• название зарплатного проекта;
• месяц и год, за который присылали расчетные листы;
• тип файла – «Справочник» или «Ведомость»;
• статус файла – «Отправлен»/«Обработан» (в статусе «Обработан» Вы можете проверить загруженные данные).

 

 

3.2 Проверка справочника по расчетным листам

 

При нажатии на кнопку «Обработано» по файлу «Справочник» Вам будет доступен предварительный просмотр загруженного файла:

 

3.3 Проверка ведомости по расчетным листам

 

При нажатии на кнопку «Обработано» по файлу «Ведомость» будет доступен предварительный просмотр загруженных расчетных листов в разрезе каждого сотрудника.

Для просмотра данных необходимо ввести табельный номер сотрудника.

Далее нажать «Посмотреть»:

 

На многих предприятиях учет труда и его оплаты являются тем участком учета, которую, прежде всего, автоматизируют, ведь он характеризуется значительным объемом входящей информации и, соответственно, расчетных работ. Поэтому в организации учета и составлении расчетного листа по оплате труда широко применяют распространенные современные информационные системы с использованием средств компьютерной вычислительной техники. Их особенностью является возможность составления в автоматическом режиме расчетных листов, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления финансовой отчетности.

Автоматизированная система составления расчетных листов позволяет решать следующие задачи:

во-первых, повышается точность, ясность и прозрачность расчетов с персоналом;

во-вторых, внедрение программных решений обеспечивает своевременность расчетов по оплате труда, а также формирование внутренних управленческих отчетов, которые являются отправной точкой для формирования премиальной составляющей заработной платы;

в-третьих, автоматизированные системы позволяют хранить и передавать большие массивы данных и обеспечивают быстрый и легкий доступ к ним;

в-четвертых, автоматизированные системы формируют статистические и динамические отчеты по заработной плате, повышает качество принимаемых управленческих решений и требует меньших затрат времени.

Автоматизированная система учета оплаты труда может функционировать как отдельная система для решения задач только этого участка учета, как составляющая комплексной учетной системы или как составляющая интегрированной автоматизированной системы управления предприятием. Расчетные листки формируются по каждому сотруднику отдельно. В этом документе отображается основная информация о количестве отработанных дней работником, начисление заработной платы, удержания из нее взносов и налогов, сумма к выплате.

При учете вознаграждений работникам с использованием компьютерных систем обработки информации обеспечивается экономия времени, необходимого для выполнения рутинных операций и расчетов по формированию расчетных листов. Бухгалтер может больше времени уделять выполнению самоконтроля и аналитической работы.