Электронная трудовая книжка - современная замена бумажной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка (укр. ЕТК) - это дистанционный онлайн сервис ПФУ который дает возможность просмотреть сведения о своей трудовой деятельности, информацию о трудовых отношениях работника по данным отчетных сведений работодателя и о уплате страховых взносов. Сервис Электронная трудовая книжка является одной из составляющих системы учета трудовых отношений в электронной форме, и дает возможность отказаться от бумажной трудовой книжки.
Застрахованные лица и работодатели также могут предоставлять информацию о трудовой деятельности до 1998 года в виде сканированных копий предусмотренных законодательством документов, подтверждающих трудовую деятельность работника заверенных квалифицированной электронной подписью. Следовательно, в случае потери бумажной трудовой книжки не нужно будет тратить время на восстановление данных, ведь они будут сохранены в электронном формате. Электронная трудовая книжка - часть электронной учетной карточки застрахованного лица.
Реформа учета трудовой деятельности работника заключается в постепенном отказе от бумажных трудовых книжек, что в перспективе создаст возможности для:
Заранее получить для себя информацию об имеющемся страховом стаже, о необходимости подтверждения дополнительными документами определенных периодов трудовой деятельности
Уменьшение затрат работодателей на ведение бумажного документооборота
Упрощение доступа к информации о приобретенном стаже работника для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, прежде всего в случае временной потери трудоспособности
Учет данных об образовании и квалификации, которые имеют работающее население и которую получают молодые люди, для обеспечения согласования предложений, которые существуют на рынке труда, и планирования подготовки (переподготовки) специалистов по актуальным направлениям
Устранение возможных рисков и негативных последствий потери трудовой книжки, ее физического повреждения, фальсификации и внесения недостоверных сведений к этому документу
Автоматического назначения пенсий по возрасту по данным Реестра при достижении гражданами пенсионного возраста и приобретении права на пенсию
Для того, чтобы получить электронную трудовую книжку необходимо:
1. Получить квалифицированную электронную подпись
2. Зарегистрироваться личном кабинете Пенсионного Фонда Украины
3. Войти на вебпортал (http://portal.pfu.gov.ua) с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Для юридических лиц - это может быть КЭП руководителя или электронная печать.
Для того, чтобы сделать трудовую книжку в электронном виде необходимо:
РАБОТНИКУ:
1. Войти в личный кабинет пенсионного фонда с помощью КЭП
2. Выбрать пункт меню «Электронная трудовая книжка"
3. Ознакомиться с имеющимися в электронной трудовой книжке записями
4. Подать сканированные копии бумажных документов о стаже
РАБОТОДАТЕЛЮ:
1. Войти в личный кабинет пенсионного фонда на вебпортал ПФУ с помощью КЭП работодателя или КЭП руководства работодателя.
2. Выбрать пункт меню «Предоставление скан-копий трудовой книжки работника"
3. Указать данные о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика работника и его ФИО
4. Прикрепить отсканированные копии трудовой книжки работника, а также сканированную копию согласия работника о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных и отправить в Пенсионный Фонд Украины
После заполнения анкеты и прикрепления скан-копий трудовой книжки обращение передается для обработки специалистам территориальных органов Пенсионного фонда Украины в зависимости от последнего места работы.
К оформлению скан-копий трудовой книжки есть особые требования, основными из которых являются:
- сканы трудовой книжки должны содержать все заполненные страницы, даже о наградах работника;
- скан-копии должны быть цветными.
Если трудовая книжка не соответствует общим требованиям, то обращение отклоняется и в личном кабинете на веб портале можно посмотреть причину отклонения.
Принцип работы Электронной Трудовой Книги включает в себя несколько этапов:
1. Данные из трудовой книжки визуально проверяются на возможность оцифровки. Если результат положительный, проводится перевод данных трудовой книжки в цифровой формат.
2. Осуществляется проверка записей трудовой книжки: данным системы персонифицированного учета и на соблюдение требований "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников". То есть именно на этом этапе определяются периоды, которые будут зачтены при назначении пенсии.
3. Формируется конечный вариант ЭТК (Электронная Трудовая Книжка), а также определяется необходимость предоставления дополнительных документов и проведения проверок.
4. Когда трудовая книжка успешно оцифрована, то в личном кабинете можно посмотреть сканы этой трудовой книжки. В ближайшее время также будет реализована возможность просмотра периодов работы и итог имеющегося стажа.
Электронную трудовую книжку внедрено во исполнение Указа Президента Украины №837 / 2019, которая реализует отображение в личном кабинете на вебпортал сведений о трудовой деятельности, сформированных по данным отчетов работодателей начиная с 1998 года.
Внедрение электронной трудовой книжки является предпосылкой для дальнейшей реализации автоматического назначения пенсии (без дополнительного обращения) по факту наступления пенсионного возраста и социальных выплат. Электронная трудовая книжка - устранит возможные негативные последствия потери бумажной трудовой книжки, ее физического повреждения, риски фальсификации и внесения недостоверных сведений.
Работодатели или сами работники имеют возможность представления сканированных копий бумажных трудовых книжек через вебпортал, сведения о трудовой деятельности учитываются в реестре застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.
Часто вопросы:
- Как подать скан-копию трудовой книжки для получения электронной трудовой книжки?
Пользователю, который зарегистрировался на Портале ПФУ с помощью электронной цифровой подписи, предоставляется возможность сформировать обращение на подачу скан-копий трудовой книжки, подписать его ЭЦП и отправить его к подсистеме ИКИС ПФУ «Обращение».
Для этого предназначено пункт личного кабинета пользователя из блока «Коммуникации с ПФУ» - «Предоставление скан-копий трудовой книжки».
При входе пользователю предоставляется информационное сообщение по подготовке скан-копий трудовой книжки до начала формирования обращения. Для продолжения работы нажать кнопку «Продолжить». Для возврата к основной странице личного кабинета пользователя Веб-портала - кнопка «Вернуться».
Для заполнения и подачи в ПФУ скан-копий трудовой книжки пользователю предоставляется экранная форма обращения с полями:
- ЕГРПОУ страхователя - автоматическое заполнение по данным страхователя без права редактирования; отображается только с личного кабинета страхователя при вводе данных на рабочих страхователя; является обязательным для заполнения;
- название страхователя - автоматическое заполнение по данным страхователя без права редактирования; отображается только с личного кабинета страхователя при вводе данных на рабочих страхователя; является обязательным для заполнения;
- РНОКПП лица:
- автоматическое заполнение РНОКПП застрахованного лица с РЗО при создании обращения застрахованным лицом на себя; не предоставляется на редактирование; является обязательным для заполнения;
- ручной ввод РНОКПП рабочего (10 цифр) при создании обращения страхователем на своего рабочего; является обязательным для заполнения;
- фамилия:
- автоматическое заполнение фамилия лица с РЗО при создании обращения застрахованным лицом на себя; не предоставляется на редактирование; является обязательным для заполнения;
- ручной ввод фамилии рабочего (10 цифр) при создании обращения страхователем на своего рабочего; является обязательным для заполнения;
- имя:
- автоматическое заполнение имени лица с РЗО при создании обращения застрахованным лицом на себя; не предоставляется на редактирование; является обязательным для заполнения;
- ручной ввод имени рабочего при создании обращения страхователем на своего рабочего; является обязательным для заполнения;
- отчество:
- автоматическое заполнение отчество лица с РЗО при создании обращения застрахованным лицом на себя; не предоставляется на редактирование; не является обязательным для заполнения;
- ручной ввод отчества работника при создании обращения страхователем своего рабочего; является обязательным для заполнения;
- скан-копии документов - для прикрепления скан-копии предназначена кнопка «Добавить файл», по которой необходимо выбрать тип файла с помощью выпадающего списка и прикрепить скан-копию документа.
Для прикрепления предоставляются следующие типы документов:
- трудовая книжка или документы о стаже - являются обязательными для прикрепления;
- разрешение на обработку персональных данных - предоставляется для прикрепления только при подаче обращения страхователем и является обязательным для такого случая.
- я даю согласие на передачу и обработку моих персональных данных - установление метки чек-бокса только при подаче обращения застрахованным лицом; по умолчанию не заполнено; обязательно должно быть установлено для сохранения обращения.
Кнопка «Отправить в ПФУ» - предназначена для подписи и отправки обращения в ПФУ. Предоставляется только после заполнения всех необходимых данных обращения. При этом выполняется контроль наличия данных КЭП лица (считанных при аутентификации на веб-портале) - если данные есть, они берутся для подписи; если данные потеряно (в процессе работы веб-портала пользователь перечитывал страницы), пользователю предоставляется интерфейс ввода данных КЭП.
После корректного отправления в ПФУ пользователю предоставляется сообщение «Запись сохранена и отправлена на рассмотрение в ПФУ. Результат обработки обращения можно посмотреть в пункте личного кабинета «Мои обращения»
- Для чего хранить данные в Государственном реестре общеобязательного государственного социального страхования?
Данные, содержащиеся в реестре застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, принимаются для подтверждения трудового стажа при заключении трудового договора, назначение пенсий и других целей, предусмотренных законодательством.
- Для чего ведется учет трудовой деятельности?
Учет трудовой деятельности ведется с целью обеспечения накопления, хранения и использования информации о приобретенных работником стажа работы, образования, квалификацию для подтверждения имеющегося трудового стажа при заключении трудового договора, назначение пенсий и для других целей, предусмотренных законодательством.
- Где хранятся данные о трудовой деятельности работника?
Сведения о трудовой деятельности работника сохраняются в составе персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в течение срока, предусмотренного частью третьей статьи 20 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» .
- Выполняются ли меры по сохранению моих данных при их хранении?
При организации и ведении учета трудовой деятельности обеспечивается проведение процедур и мер контроля и верификации данных, мониторинга изменений индивидуальных сведений, защиты информации, технологического и программного обеспечения, в частности от несанкционированного доступа, применяемые при ведении реестра застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в соответствии с положением о его ведении.
- Какие данные включает в себя сведения о трудовой деятельности работника?
1) сведения, позволяющие идентифицировать лицо:- уникальный номер персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
- фамилия, имя, отчество (при наличии) лица на момент подачи сведений в Пенсионный фонд Украины;
- дата рождения;
- регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (кроме лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);
- пол;
- уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре и серия, номер и название документа, из которого взяты сведения в персональной учетной карточки застрахованного лица (при наличии);
- место жительства;
- средства связи (номер телефона, адрес электронной почты);
-
налоговый номер юридического лица (регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика физического лица (кроме лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте) и наименование страхователя;
-
год, за который внесены сведения;
-
период трудовых отношений;
-
профессиональное название работы;
-
название должности с указанием структурного подразделения;
-
сведения о приеме на работу, присвоение / изменение / лишение разряда, ранга, класса, звание, категории, прохождение стажировки, перевода на другую работу, основания увольнения;
информация об основном месте работы; -
образование;
-
номер списков (раздел, подраздел) производств, работ, профессий, должностей и показателей;
-
результаты аттестации условий труда с указанием номера и даты распорядительного акта;
-
полная / неполная занятость;
-
количество отработанных работником календарных дней (часов) за соответствующий месяц, в том числе в особых условиях труда, дающих право на льготы;
4) информация о судимости за совершение преступления и о лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
5) информация с подтверждением приобретенного лицом за пределами Украины стажа работы для применения накопления периодов стажа работы в согласовании с Международным договорам, согласие на обязательность которых предоставлено верховной Радой Украины.
- Куда подаются сведения о трудовой деятельности работника?
Сведения о трудовой деятельности работника подаются Пенсионному фонду Украины через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в виде копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи. Указанные сведения могут быть представлены также в оцифрованном виде. Требования к формату представления информации устанавливаются Пенсионным фондом Украины.
- Каким образом подтвердить согласие работника на обработку его персональных данных?
Неотъемлемой составляющей сведений, представленных страхователем, есть сканированная копия согласия работника о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных.
В случае представления сведений о трудовой деятельности работником лично предоставление согласия на обработку персональных данных осуществляется путем проставления отметки о предоставлении такого разрешения в электронном кабинете застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.
Информация о работнике и приобретенный им стаж работы, образование, квалификацию, сведения о регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика, дата его рождения, предоставляется только лицу, которого такие сведения касаются, или другим лицам исключительно с согласия работника, предоставленной через электронный кабинет застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.
Обнародование информации о трудовой деятельности работника допускается только в обезличенном виде.
- Какие требования к сканированной копии трудовой книжки?
Сканированные копии трудовой книжки работника, документов о стаже, определенные Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 12 августа 1993 № 637 (ЗП Украины, 1993 , № 12, ст. 273), должны содержать все страницы и поля соответствующих документов, быть пригодны для восприятия их содержания, в частности данные о серии и номере бланков документов.
ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СКАН-КОПИИ:
- Скан-копия должна быть цветная;
- Необходимо делать скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;
- Скан-копии должны быть четкие и отображать все реквизиты документа (название документа, серийный номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО владельца) и непосредственно сами записи (рекомендуемая разрешение при сканировании -300 dpi)
- Формат изображения должен быть .jpg или .pdf;
- Размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.
- Кто осуществляет оцифровку трудовой книжки?
Оцифровка сведений о трудовой деятельности работника на основании сканированных копий документов, осуществляется ответственным лицом органа Пенсионного фонда Украины путем дополнения персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования информацией, имеющейся в сканированных копиях документов.
Сообщение о выявленных случаях отсутствия в трудовой книжке необходимых записей или неправильных или неточных записей о периодах работы, или иных разногласий (в частности за периоды страхового стажа после 1 июля 2000 по данным реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования) направляется застрахованному лицу через его электронный кабинет застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.
- Кто должен подавать сведения для создания электронной трудовой книжки?
Сведения о трудовой деятельности работника подаются страхователем за работников или самим работником.
Сведения о трудовой деятельности работника подаются в Пенсионный фонд Украины на вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в электронной форме с обязательным наложением квалифицированной электронной подписи страхователем или работником, подающим информацию, одним из следующих способов:
- в виде копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования;
- в оцифрованном виде - путем создания соответствующего электронной записи в личном электронном кабинете страхователя или застрахованного лица на вебпортале электронных услуг Пенсионного фонда Украины, к которому прилагаются сканированные копии документов, на основании которых создается запись.
- Какие данные содержит электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка состоит из перечня сведений о трудовой деятельности работника:
- наименование работодателя или фамилия, имя, отчество (при наличии) и идентификационный код согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины или регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия (при наличии) и / или номер паспорта (для лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);
- периода: работы, учебы, практики, службы, ухода, безработица, стажировки, отношений по договорам гражданско-правового характера, исправительных работ, совместительства;
- перевод с должности на другую должность или другую работу;
- наименование должности, профессия, специальность, квалификация, вид выполняемой работы, структурное подразделение;
- причина прекращения трудовых отношений, учебы, практики, трудоустройства, отношений по договорам гражданско-правового характера, ухода, безработица, исправительных работ (пункт, часть, статья закона)
- вид документа, его номер и дата, на основании которого внесена запись о начале и / или прекращения: трудовых отношений, учебы, практики, службы, ухода, безработица, стажировки, отношений по договорам гражданско-правового характера, исправительных работ, совместительства.
Если электронную трудовую книжку создано с ошибками и отправлено, формируется новая электронная запись.