Електронна трудова книжка - сучасна заміна паперової трудової книжки
Електронна трудова книжка (ЕТК) – це дистанційний онлайн сервіс ПФУ який дає можливість переглянути відомості про свою трудову діяльність, інформацію про трудові відносини працівника за даними звітних відомостей роботодавця та про сплачені страхові внески. Сервіс Електронна трудова книжка є однією складових системи обліку трудових відносин в електронній формі, та надає можливість відмовитись від паперової трудової книжки.
Застраховані особи та роботодавці також можуть надавати інформацію про трудову діяльність до 1998 року у вигляді сканованих копій передбачених законодавством документів, які підтверджують трудову діяльність працівника засвідчених кваліфікованим електронним підписом. Відтак, у разі втрати паперової трудової книжки не потрібно буде витрачати час на відновлення даних, адже вони будуть збережені в електронному форматі. Електронна трудова книжка як частина електронної облікової картки застрахованої особи.
Реформа обліку трудової діяльності працівника полягає у поступовій відмові від паперових трудових книжок, що в перспективі створить можливості для:
Заздалегідь отримати для себе інформацію про наявний страховий стаж, про необхідність підтвердження додатковими документами певних періодів трудової діяльності
Зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу
Спрощення доступу до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, насамперед у випадку тимчасової втрати працездатності
Врахування даних стосовно освіти та кваліфікації, яку має працююче населення та яку отримують молоді люди, для забезпечення узгодження пропозицій, які існують на ринку праці, та планування підготовки (перепідготовки) фахівців за актуальними напрямками
Усунення можливих ризиків і негативних наслідків втрати трудової книжки, її фізичного пошкодження, фальсифікації та внесення недостовірних відомостей до цього документа
Автоматичного призначення пенсій за віком за даними Реєстру при досягненні громадянами пенсійного віку та набутті права на пенсію
Для того, щоб отримати електронну трудову книжку необхідно:
1. Отримати кваліфікований електронний підпис
2. Зареєструватися в особистому кабінеті Пенсійного Фонду України
3. Увійти на вебпортал (http://portal.pfu.gov.ua) за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Для юридичних осіб – це може бути КЕП керівника або електронна печатка.
Для того, щоб зробити трудову книжку в електронному вигляді необхідно:
ПРАЦІВНИКУ:
1. Увійти до особистого кабінету пенсійного фонду за допомогою КЕП
2. Обрати пункт меню "Електронна трудова книжка"
3. Ознайомитись із наявними в електронній трудовій книжці записами
4. Подати скановані копії паперових документів про стаж
РОБОТОДАВЦЮ:
1. Увійти до особистого кабінету пенсійного фонду на вебпорталі ПФУ за допомогою КЕП роботодавця або КЕП керівництва роботодавця.
2. Обрати пункт меню "Надання скан-копій трудової книжки працівника"
3. Зазначити дані про реєстраційний номер облікової картки платника податків працівника та його ПІБ
4. Прикріпити відскановані копії трудової книжки працівника, а також скановану копію згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних та відправити до Пенсійного Фонду України
Після заповнення анкети та прикріплення скан-копій трудової книжки звернення передається для обробки спеціалістам територіальних органів Пенсійного фонду України в залежності від останнього місця роботи.
До оформлення скан-копій трудової книжки є особливі вимоги, основними з яких є:
– скани трудової книжки повинні містити всі заповнені сторінки, навіть про нагороди працівника;
– скан-копії повинні бути кольоровими.
Якщо трудова книжка не відповідає загальним вимогам, то звернення відхиляється і в особистому кабінеті на веб порталі можливо переглянути причину відхилення.
Механізм роботи Електронної Трудової Книжки включає в себе декілька етапів:
1. Дані з трудової книжки візуально перевіряються на можливість оцифрування. Якщо результат позитивний, проводиться переведення даних трудової книжки у цифровий формат.
2. Здійснюється перевірка записів трудової книжки: із даними системи персоніфікованого обліку та на дотримання вимог “Інструкцій про порядок ведення трудових книжок працівників”. Тобто саме на цьому етапі визначаються періоди, які будуть зараховані при призначенні пенсії.
3. Формується кінцевий варіант ЕТК (Електронна Трудова Книжка), а також визначається необхідність надання додаткових документів і проведення перевірок.
4. Коли трудова книжка успішно оцифрована, то в особистому кабінеті можливо переглянути скани цієї трудової книжки. Найближчим часом також буде реалізовано можливість перегляду періодів роботи і підсумку наявного стажу.
Електронну трудову книжку впроваджено на виконання Указу Президента України №837/2019, яка реалізує відображення в особистому кабінеті на вебпорталі відомостей про трудову діяльність, сформованих за даними звітів роботодавців починаючи з 1998 року.
Впровадження електронної трудової книжки є передумовою для подальшої реалізації автоматичного призначення пенсії (без додаткового звернення) за фактом настання пенсійного віку та соціальних виплат. Електронна трудова книжка – усуне можливі негативні наслідки втрати паперової трудової книжки, її фізичного пошкодження, ризики фальсифікації та внесення недостовірних відомостей.
Роботодавці або самі працівники мають можливість подання сканованих копій паперових трудових книжок через Вебпортал, відомості про трудову діяльність обліковуються у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Часті питання:
- Як подати скан-копію трудової книжки для отримання електронної трудової книжки?
Користувачу, що зареєструвався на Порталі ПФУ за допомогою електронного цифрового підпису, надається можливість сформувати звернення на подачу скан-копій трудової книжки, підписати його ЕЦП та надіслати його до підсистеми ІКІС ПФУ «Звернення».
Для цього призначено пункт особистого кабінету користувача з блоку «Комунікації з ПФУ» – «Надання скан-копій трудової книжки».
При вході користувачу надається інформаційне повідомлення щодо підготовки скан-копій трудової книжки до початку формування звернення. Для продовження роботи при значено кнопку «Продовжити». Для повернення до основної сторінки особистого кабінету користувача Веб-портал – кнопку «Повернутися».
Для заповнення та подачі до ПФУ скан-копій трудової книжки користувачу надається екранна форма звернення з полями:
- ЄДРПОУ страхувальника – автоматичне заповнення за даними страхувальника без права редагування; відображається лише з особистого кабінету страхувальника при введенні даних на робітників страхувальника; є обов’язковим для заповнення;
- назва страхувальника – автоматичне заповнення за даними страхувальника без права редагування; відображається лише з особистого кабінету страхувальника при введенні даних на робітників страхувальника; є обов’язковим для заповнення;
- РНОКПП особи:
- автоматичне заповнення РНОКПП застрахованої особи з РЗО при створенні звернення застрахованою особою на себе; не надається на редагування; є обов’язковим для заповнення;
- ручне введення РНОКПП робітника (10 цифр) при створенні звернення страхувальником на свого робітника; є обов’язковим для заповнення;
- прізвище:
- автоматичне заповнення прізвище особи з РЗО при створенні звернення застрахованою особою на себе; не надається на редагування; є обов’язковим для заповнення;
- ручне введення прізвища робітника (10 цифр) при створенні звернення страхувальником на свого робітника; є обов’язковим для заповнення;
- ім’я:
- автоматичне заповнення імені особи з РЗО при створенні звернення застрахованою особою на себе; не надається на редагування; є обов’язковим для заповнення;
- ручне введення імені робітника при створенні звернення страхувальником на свого робітника; є обов’язковим для заповнення;
- по батькові:
- автоматичне заповнення по батькові особи з РЗО при створенні звернення застрахованою особою на себе; не надається на редагування; не є обов’язковим для заповнення;
- ручне введення по батькові робітника при створенні звернення страхувальником на свого робітника; є обов’язковим для заповнення;
- скан-копії документів – для прикріплення скан-копії призначено кнопку «Додати файл», по якій необхідно обрати тип файлу за допомогою випадаючого списку та прикріпити скан-копію документу.
Для прикріплення надаються такі типи документів:
- трудова книжка або документи про стаж – є обов’язковими для прикріплення;
- дозвіл на обробку персональних даних – надається для прикріплення лише при подачі звернення страхувальником та є обов’язковим для такого випадку.
- я даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних – встановлення мітки чек-боксу лише при подачі звернення застрахованою особою; за замовчанням не заповнено; обов’язково повинно бути встановлено для збереження звернення.
Кнопка «Відправити до ПФУ» – призначена для підпису та відправки звернення до ПФУ. Надається лише після заповнення всіх необхідних даних звернення. При цьому виконується контроль наявності даних КЕП особи (зчитаних при аутентифікації на Веб-портал) – якщо дані є, вони беруться для підпису; якщо дані втрачено (в процесі роботи Веб-порталу користувач перечитував сторінки), користувачу надається інтерфейс введення даних КЕП.
Після коректного відправлення до ПФУ користувачу надається повідомлення «Запис збережено та відправлено на розгляд до ПФУ. Результат обробки звернення можна переглянути в пункті особистого кабінету «Мої звернення»
- Для чого зберігати дані в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування?
Дані, які містяться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, приймаються для підтвердження трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та інших цілей, передбачених законодавством.
- Для чого ведеться облік трудової діяльності?
Облік трудової діяльності ведеться з метою забезпечення накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей, передбачених законодавством.
- Де зберігаються дані про трудову діяльність працівника?
Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування протягом строку, передбаченого частиною третьою статті 20 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Чи виконуються міри по збереженню моїх даних при їх зберіганні?
Під час організації та ведення обліку трудової діяльності забезпечується проведення процедур і заходів контролю та верифікації даних, моніторингу змін індивідуальних відомостей, захисту інформації, технологічного і програмного забезпечення, зокрема від несанкціонованого доступу, що застосовуються під час ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відповідно до положення про його ведення.
- Які дані включають в себе відомості про трудову діяльність працівника?
1) відомості, що дають змогу ідентифікувати особу:
- унікальний номер персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
- прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи на момент подання відомостей до Пенсійного фонду України;
- дата народження;
- реєстраційний номер облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті);
- стать;
- унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія, номер і назва документа, з якого взяті відомості до персональної облікової картки застрахованої особи (за наявності);
- місце проживання;
- засоби зв’язку (номер телефону, адреса електронної пошти);
2) відомості про періоди трудової діяльності:
- податковий номер юридичної особи (реєстраційний номер облікової картки платника податків фізичної особи (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті) та найменування страхувальника;
- рік, за який внесено відомості;
- період трудових відносин;
- професійна назва роботи;
- назва посади із зазначенням структурного підрозділу;
- відомості про прийняття на роботу, присвоєння/зміну/позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення;
- інформація про основне місце роботи;
- освіта;
3) дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування:
- номер списків (розділ, підрозділ) виробництв, робіт, професій, посад і показників;
- результати атестації умов праці із зазначенням номера і дати розпорядчого акта;
- повна/неповна зайнятість;
- кількість відпрацьованих працівником календарних днів (годин) за відповідний місяць, зокрема в особливих умовах праці, що дають право на пільги;
4) інформація про судимість за вчинення злочину та про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю;
5) інформація про підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи для застосування накопичення періодів стажу роботи відповідно до міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.
- Куди подаються відомості про трудову діяльність працівника?
Відомості про трудову діяльність працівника подаються Пенсійному фонду України через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису. Зазначені відомості можуть бути подані також в оцифрованому вигляді. Вимоги до формату подання інформації встановлюються Пенсійним фондом України.
- Яким чином підтвердити згоду працівника на обробку його персональних даних?
Невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником, є сканована копія згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних, передбачених цим Порядком.
У разі подання відомостей про трудову діяльність працівника особисто надання згоди на обробку персональних даних здійснюється шляхом проставляння відмітки про надання такого дозволу в електронному кабінеті застрахованої особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Інформація про працівника та набутий ним стаж роботи, освіту, кваліфікацію, що містить відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків, дату його народження, надається тільки особі, якої такі відомості стосуються, або іншим особам виключно за згодою працівника, наданою через електронний кабінет застрахованої особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Оприлюднення інформації про трудову діяльність працівника допускається тільки у знеособленому вигляді.
- Які вимоги до сканованої копії трудової книжки?
Скановані копії трудової книжки працівника, документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 р. № 637 (ЗП України, 1993 р., № 12, ст. 273), мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів.
ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ ДО СКАН-КОПІЙ:
- Скан-копія повинна бути кольорова;
- Необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
- Скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні —300 dpi);
- Формат зображення має бути .jpg або .pdf;
- Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
- Хто здійснює оцифрування трудової книжки?
Оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі сканованих копій документів, зазначених у пункті 8 цього Порядку, здійснюється відповідальною особою органу Пенсійного фонду України шляхом доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування інформацією, наявною в сканованих копіях документів.
Повідомлення про виявлені випадки відсутності в трудовій книжці необхідних записів або неправильних чи неточних записів про періоди роботи, або інших розбіжностей (зокрема за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 р. за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування) надсилається застрахованій особі через її електронний кабінет застрахованої особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
- Хто повинен подавати відомості для створення електронної трудової книжки?
Відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників або самим працівником.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису страхувальником або працівником, які подають інформацію, одним із таких способів:
- у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
- в оцифрованому вигляді - шляхом створення відповідного електронного запису в особистому електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
- Які дані містить електронна трудова книжка?
Електронна трудова книжка складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:
- найменування роботодавця або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
- періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
- переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
- найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
- причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);
- вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесено запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.
Якщо електронну трудову книжку створено з помилками та відправлено, формується новий електронний запис.