Документальне оформлення трудових відносин між працівником і роботодавцем і операції з розрахунків з персоналом по заробітній платі супроводжується значною кількістю документів. При нарахуванні заробітної плати на підприємстві велике значення має правильно організований документообіг. Рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерської обробки з моменту складання або одержання документа від інших підприємств до передачі на зберігання в архів називають документообігом. Правильно організований документообіг по нарахуванню заробітної плати працівників необхідний для того, щоб управляти, контролювати, проводити аналіз діяльності підприємства і складати фінансову та статистичну звітність, а також уникати можливих конфліктів, досягти взаєморозуміння і налагодженої роботи між виробничим відділом і бухгалтерією.

З метою взаєморозуміння між виробничим відділом і бухгалтерією рекомендується кожному працівникові даного підприємства надавати індивідуальний розрахунковий лист робітника. Розрахунковий лист - документ, який отримує працівник, як повідомлення про пряме зарахування коштів на рахунок організації із зазначенням суми отриманої заробітної плати, утриманих податків і зборів, кількістю відпрацьованих годин і т. д.

Зазвичай в розрахунковому листі розписується загальна сума зарплати, її складові, всі податки та інші відрахування, наприклад страхові внески, які віднімаються із загальної суми нарахованої зарплати, щоб отримати суму зарплати, яка буде виплачена співробітнику.

Закон України «Про захист прав споживачів» регулює відносини між споживачами послуг і їх постачальниками, а також визначає засади реалізації державної політики в сфері захисту прав споживачів. Українським трудовим законодавством (ст. 30 Закону про оплату праці і ст. 110 КЗпП) встановлено обов'язок роботодавця повідомляти працівника про розміри оплати праці.

Відповідно до ст. 15, споживач має право на одержання необхідної, доступної та достовірної інформації про послугу, яка забезпечує можливість її свідомого і компетентного вибору. Інформація повинна бути надана споживачеві державною мовою, тобто такій, яка закріплена в країні законодавчо.

Отже, споживач послуги має право отримувати інформацію українською мовою, що зобов'язує постачальника послуги при наявності такої вимоги з боку споживача надати інформацію про послугу в повному обсязі державною мовою.

Меню в «Приват24 для бізнесу» «Розрахункові листи» дає можливість директору / бухгалтеру підприємства завантажити відомість розрахункових листів по своїм співробітникам. Підприємство надає відомості з розрахунковими листами співробітників в банк. Банк робить доступними перегляд і роздруківку розрахункового листа через свої банкомати і термінали самообслуговування.

Після завантаження відомості розрахункового листа через «Приват24 для бізнесу»:

- розрахунковий лист доступний Вашим співробітникам в будь-який час і в будь-якому банкоматі / ТСО ПриватБанку або Приват24 по зарплатній Карті для виплат

- співробітники можуть ознайомитися з розрахунковим листом на екрані, а також роздрукувати чек

- бухгалтеру підприємства більше не потрібно витрачати час, щоб надати співробітникам розрахункові листи.

 

 

1. Підготовка файлів розрахункових листів в *.xls/*.xlsx или *.dbf

 

1.1 Структура довідника розрахункового листа

 

Файл довідника повинен бути в *.xls/*.xlsx или *.dbf.

(Excel 97/2000/XP/2003)

Структура файла *.dbf:

Де:

• ATTR_ID – унікальний номер атрибуту «Порядковий номер» (обов'язково для заповнення). Важливо! Порядковий номер унікальний і не повинен повторюватися в довіднику.
• ATTR_NAME – найменування атрибутів. Вказуєте назви нарахувань / утримань і інших значень, таких як, наприклад, «Посада», «Підрозділ» (обов'язково для заповнення).
• ATTR_DOP – одиниця виміру найменування атрибута (не обов'язково для заповнення).

Можете вказати, наприклад, ATTR_NAME – «ЗАРПЛАТА», тогда ATTR_DOP – «ГРН».

Важливо! Цей перелік атрибутів наведено як приклад, кожне підприємство може використовувати свій перелік атрибутів, який використовує для розшифровки виплат зарплати своїм співробітникам.

Перед завантаженням перевірте правильність назв полів!

 

1.2 Структура відомості розрахункового листа

Файл-відомість повинен бути в *.xls/*.xlsx или *.dbf.  (Excel 97/2000/XP/2003)

Структура для файла *.dbf:

Де:

• TAB_NUMB – ­ табельний номер співробітника (обов'язково для заповнення). Вказуєте той табельний номер, на який Ви нараховуєте співробітнику зарплату! Всі дані по співробітниках повинні бути надані в 1 файлі.
• ATTR_ID – номер атрибуту згідно з довідником (обов'язково для заповнення). Подивитися структуру довідника можна в п. 3.1.
• Znach1 – значення атрибута (не обов'язково для заповнення). Вказує самі значення. Наприклад: сума виплат / утримань, сума премії, відпрацьований час, посаду і т. д.

Також в цьому полі можете вказувати період або місяць виплат / утримань попередніх періодів. Наприклад:

ATTR_ID=15 – це «Премія» в розмірі 100 грн за лютий 2016 року, яку виплатили в липні 2016 року.

Перед завантаженням перевірте правильність назв полів!

 

2. Відправка відомості і довідник розрахункових листів

Після того як Ви коректно і відповідно до інструкції підготували відомість і довідник, Вам необхідно відправити файли через «Приват24 для бізнесу».

2.1 Зайти в меню Приват24 для завантаження файлів

У «Приват24 для бізнесу» Вам необхідно зайти в «Зарплата» → «зарплатний проект» → «розрахункові листи» → «Завантажити розрахунковий лист»

2.2. Вибрати підприємство і зарплатний проект

В меню Вам необхідно вибрати юридичну особу, з якою будете працювати, і зарплатний проект.

Вибрати юр. особу / підприємство:

 

Вибрати зарплатний проект:

 

2.3. Вказати період

Після вибору юр. особи / підприємства і зарплатного проекту Вам необхідно вказати період, за який була фактична виплата (утримання):

 

Важливо! Якщо в поточному місяці є виплати / утримання за попередні періоди, цей період / місяць Ви можете вказати в поле ZNACH1 після самого значення виплати / утримання.

 

2.4. Прикріпити відомість і довідник

Після того як вказали період, клікніть на кнопку «Прикріпити» і виберіть Ваш файл на комп'ютері.

для відомості

 

Для довідника

 

Далі необхідно відправити файли на перевірку:

 

Після успішної перевірки файли доступні для перегляду ("око") і відправки на обробку (кнопка "Відправити"):

 

Для відправлення файлів натисніть "Відправити":

 

Важливо!

1) Після відправки файлів в банк на обробку розрахункові листи будуть доступні для співробітників підприємства в банкоматах і терміналах самообслуговування ПриватБанку або в Приват24 на наступний день.

2) Історія відправлених розрахункових листів зберігається в банку і відображається клієнтам протягом 6 місяців.

3) Щоб переслати кілька відомостей і довідників за однаковий період доступними для відображення в банкоматі, терміналі самообслуговування ПриватБанку і Приват24 будуть тільки файли, відправлені останніми.

 

3. Перевірити завантажені дані (робота з журналом розрахункових листів)

 

3.1 Перейти в журнал розрахункових листів

У «Приват24 для бізнесу» Вам необхідно зайти в «Зарплата» → «Зарплатний проект» → «розрахункові листи» → «Журнал розрахункових листів».

У журналі Вам буде доступна наступна інформація:

• дата / час завантаження;
• назва зарплатного проекту;
• місяць і рік, за який надсилали розрахункові листи;
• тип файлу - «Довідник» або «Відомість»;
• статус файлу - «Відправлений» / «Опрацьовано» (в статусі «Опрацьовано» Ви можете перевірити завантажені дані).

 

 

3.2 Перевірка довідника по розрахунковим листам

 

При натисканні на кнопку «Опрацьовано» по файлу «Довідник» Вам буде доступний попередній перегляд завантаженого файлу:

 

3.3 Перевірка відомості за розрахунковими листами

 

При натисканні на кнопку «Опрацьовано» по файлу «Відомість» буде доступний попередній перегляд завантажених розрахункових листів в розрізі кожного співробітника.

Для перегляду даних необхідно ввести табельний номер співробітника.

Далі натиснути «Подивитися»:

 

На багатьох підприємствах облік праці та її оплати є тією ділянкою обліку, яку, перш за все, автоматизують, адже він характеризується значним обсягом вхідної інформації і, відповідно, розрахункових робіт. Тому в організації обліку та складанні розрахункового листа з оплати праці широко застосовують поширені сучасні інформаційні системи з використанням засобів комп'ютерної обчислювальної техніки. Їх особливістю є можливість складання в автоматичному режимі розрахункових листів, узагальнюючих облікову інформацію в розрізах, необхідних для управління, контролю, аналізу та складання фінансової звітності.

Автоматизована система складання розрахункових листів дозволяє вирішувати наступні завдання:

по-перше, підвищується точність, ясність і прозорість розрахунків з персоналом;

по-друге, впровадження програмних рішень забезпечує своєчасність розрахунків з оплати праці, а також формування внутрішніх управлінських звітів, які є відправною точкою для формування преміальної складової заробітної плати;

по-третє, автоматизовані системи дозволяють зберігати і передавати великі масиви даних і забезпечують швидкий і легкий доступ до них;

по-четверте, автоматизовані системи формують статистичні і динамічні звіти по заробітній платі, підвищує якість прийнятих управлінських рішень і вимагає менших витрат часу.

Автоматизована система обліку оплати праці може функціонувати як окрема система для вирішення завдань тільки цієї ділянки обліку, як складова комплексної облікової системи або як складова інтегрованої автоматизованої системи управління підприємством. Розрахункові листки формуються за кожним працівником окремо. У цьому документі відображається основна інформація про кількість відпрацьованих днів працівником, нарахування заробітної плати, утримання з неї внесків і податків, сума до виплати.

При обліку винагород працівникам з використанням комп'ютерних систем обробки інформації забезпечується економія часу, необхідного для виконання рутинних операцій і розрахунків по формуванню розрахункових листів. Бухгалтер може більше часу приділяти виконанню самоконтролю і аналітичної роботи.