Підписання електронних документів

 - Що таке електронний документ?

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Електронний документ стає оригіналом після накладення на нього електронного підпису, який є аналогом власноручного. Тому паперова копія ніколи не може бути оригіналом такого документа. Водночас при копіюванні файлу електронного документа, ви отримаєте другий оригінал електронного документа.

 - Що таке електронна копія оригіналу паперового документа?

Електронна копія оригіналу паперового документа – це візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою.

Кваліфікована електронна печатка застосовується у разі засвідчення електронної копії оригіналу електронного документа або електронної копії оригіналу паперового документа.

 - Як підписати документ онлайн?

На порталі Дія працює сервіс підписання документів електронним підписом. Громадяни та бізнес матимуть можливість створити юридично значущий електронний документ та перевірити підпис швидко та зручно.

1. Увійдіть на портал «Дія»

2. Виберіть тип носія особистого ключа, введіть пароль та натисніть «Зчитати ключ».

Вам потрібні чинні особисті ключі та сертифікати, видані кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг. Виберіть тип носія особистого ключа: файловий носій (flash-диск, CD-диск, SD-картка тощо) або захищений носій (Алмаз-1К, Кристал-1 тощо).

3. Виберіть документ для підписання та натисніть «Продовжити».

4. Перевірте назву документа та натисніть «Підписати файл».

5. Все готово! Зберігання підписаного документа розпочнеться автоматично. Якщо цього не сталося, натисніть кнопку «Зберегти файл».

За потреби підписаний файл можна надіслати контрагенту і він зможе накласти на нього другий підпис.

Документ з електронним підписом залишається в браузері користувача й не передається на портал Дія. Такий сервіс гарантує більшу безпеку, аніж особисте підписання документу, адже в разі накладення е-підпису можна найдостовірніше ідентифікувати особу, яка підписала документ.

 - Як отримати електронний підпис?

Ви можете отримати електронний підпис у кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

 - Що таке електронний підпис?

Електронний підпис  — це електронні дані, які забезпечують цілісність документів та ідентифікують особу. Електронний підпис може зберігатися у вигляді MobileID, підпису на ID-картці, підпису на «токені» чи захищеному носії інформації.

За допомогою електронного підпису можна підписувати електронні документи, користуватися електронними послугами, реєструватися на державних порталах тощо. Документи з цим підписом мають таку саму юридичну силу, як і документи, підписані власноруч.

 - Як перевірити підпис?

Перевірка - процес засвідчення справжності і підтвердження того, що електронний підпис чи печатка є дійсними.

1. Перейдіть за посиланням - https://sign.diia.gov.ua/verify.

2. Оберіть підписаний документ, який потрібно перевірити. Натисніть кнопку «Перевірити».

3. Портал видасть інформацію про накладені підписи.

4. Можна завантажити оригінальний файл, на який було накладено підпис, та ознайомитись з його змістом. Для цього натисніть кнопку «Зберегти файл».

5. Щоб завантажити підтвердження перевірки підпису, натисніть кнопку «Завантажити квитанцію».

Для перевірки приймаються файли формату p7s. Все безпечно: ваш файл залишається на вашому пристрої та не буде нікуди переданий в процесі перевірки. Система перевірить, чи є на ньому кваліфікований електронний підпис.

 - Чи безпечно підписувати документ електронним підписом?

Так. Документ залишається лише у вашому браузері та не передається на портал Дія. Це безпечніше, ніж підпис на папері, тому що під час накладення е-підпису завжди можна перевірити, хто саме підписав документ.

 - Як відкрити підписаний файл .p7s?

Підписаний файл завантажується у форматі ps7. Він містить оригінальний файл та електронний підпис. Щоб перевірити підпис, перейдіть за посиланням «Перевірити підпис». Портал надасть інформацію про накладені підписи, а також ви зможете завантажити оригінальний файл та ознайомитись з його змістом.

 - Як краще зберігати документи?

Документи мають два види архівного зберігання: постійне та тривале — 10 років і тимчасове зберігання — до 10 років. Документи першого типу: статути, штатні розписи, установчі документи, особові справи рекомендуємо зберігати в паперовій формі. Документи, що фіксують господарські операції: касові, банківські документи, ордери, кредитні договори, поруки, застави, гарантії та інші достатньо зберігати в електронній формі. Електронна форма також підходить для документів, що підлягають знищенню після закінчення терміну зберігання.

 - Чи має юридичну силу електронний документ?

Так, юридична сила електронного документа закріплена законодавством. Оригіналом електронного документа є електронний примірник з обов’язковими реквізитами та електронним підписом автора.

Якщо електронний документ надсилається кільком адресатам або зберігається на кількох електронних носіях інформації, кожен з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. У ст. 8 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» зазначені випадки, коли електронний документ не можна застосовувати як оригінал.

 - Що вважається датою створення документа?

Документ отримує юридичну силу з моменту підписання. Усі, хто мають документ, можуть перевірити, коли він був підписаний.

Дата накладання електронного підпису на договір не завжди є датою набуття ним чинності. Відповідно до законодавства договір набуває чинності з моменту його укладення. Тобто договір може бути підписаний і після укладення.

 - Як накласти два підписи на документ?

1. Підпишіть документ та надішліть його контрагенту у форматі .p7s.

2. Контрагент має завантажити файл на портал Дія, щоб отримати інформацію про підпис.

3. Щоб ознайомитись з документом, контрагенту необхідно натиснути кнопку «Зберегти файл».

4. Якщо контрагент погоджується підписати завантажений файл, треба натиснути на кнопку «Продовжити» та «Підписати файл».

5.Готово! Підписаний файл матиме інформацію про декілька накладених підписів.

 - Чи є паперова копія електронного документа оригіналом?

Ні, адже оригінальність документа затверджує саме електронний підпис автора.

Але за необхідності ви можете роздрукувати такий документ та квитанцію з інформацією про накладений підпис. Роздруковані документи необхідно завірити власноручним підписом.

 - Чи можна застосовувати такі документи в бухгалтерському обліку?

Так, первинні та зведені облікові документи можна створювати в електронній формі та застосовувати в бухгалтерському обліку.

 - Чи можна використовувати електронні документи в суді?

Так, ви можете використовувати електронні документи в суді, адже вони вважаються електронними доказами. На них розповсюджуються загальні правила доказування та оцінки судом доказів.

Подати такий документ до суду можна в оригіналі чи в електронній копії, підписаній КЕП. Під час подачі паперової копії, як доказу в суді, обов'язково зазначте, в кого знаходиться оригінал доказу. Суд може витребувати оригінал.

За необхідності суд може призначити експертизу електронного документа.

Звертаємо увагу: скріншоти, переписки та роздруківка електронного листування не вважаються електронними документами, тому не враховуються судом.

 - Що таке електронні печатки?

Електронні печатки використовується для забезпечення достовірності походження та цілісності електронного документа.

Електронні печатки є достовірними доказами в суді. Як і у випадку з електронними підписами, існують удосконалені та кваліфіковані електронні печатки, які надають додаткові гарантії безпеки порівняно з простими електронними печатками.

 - Що таке файловий носій?

Файловий носій — це спеціальний файл, який містить ваш особистий ключ. Зазвичай цей файл має назву Key-6 з розширенням *.dat (зустрічаються також розширення *.pfx, *.pk8, *.zs2, *.jks).

 - Як підписати документ онлайн на сайті ЦЗО?

Визначте носій: файловий, токен, хмарний, Mobile ID.

Оберіть надавача.

Зчитайте осибистий ключ.

Введіть пароль.

Оберіть, яким чином бажаєте зберегти дані та підпис: в одному файлі — формат CAdES, окремими файлами — формат CAdES, в архіві — формат ASiC-S.

Перетягніть у браузер або виберіть на своєму носії файл, який потрібно підписати. Натисніть кнопку «Продовжити».

Перевірте назву файлу та натисніть кнопку «Підписати файл».

Все готово! Збереження файлу відбувається за замовчуванням у каталог «Downloads» (Завантаження). Якщо цього не сталося, натисніть кнопку «Зберегти файл» на потрібний вам носій.

 - В яких форматах можна завантажити документ із накладеним підписом?

Документ, на який накладено підпис, може завантажуватись у форматі .p7s (формат збереження даних та підпису CAdES) або ZIP-архіві (формат збереження даних та підпису ASiC-S). Ці файли містять оригінальний документ та файл підпису.

 - Як перевірити підпис на документі?

При перевірці потрібно розділяти підписи на такі, що містяться в одному файлі з даними (один файл з розширенням .p7s, або .zip), та ті, які містяться в окремих файлах (один — файл-оригінал, другий — КЕП із розширенням .p7s). В останньому випадку сервіс запитає для перевірки ще й файл-оригінал.

1. У випадку перевірки підпису, що міститься в одному файлі з даними у форматі CAdES для одного файлу (один файл з розширенням .p7s):

Натисніть клавішу «Оберіть».

З’явиться вікно вибору файлу з файлової системи комп’ютера, у якому потрібно обрати необхідний файл для перевірки підпису (один файл з розширенням .p7s).

Сервіс надасть результати перевірки підпису.

Натискаєте клавішу «Зберегти», після чого переглядач завантажує оригінальний файл, на який був створений кваліфікований електронний підпис. Принцип збереження відбувається так само, як й у звичайному випадку завантаження файлу переглядачем.

2. У випадку перевірки підпису, що міститься в окремому файлі у форматі CAdES для для окремих файлів (файл-оригінал відокремлений від файлу-підпису з розширенням .p7s):

Натисніть клавішу «Оберіть».

З’явиться вікно вибору файлу з файлової системи комп’ютера, у якому потрібно обрати необхідний файл для перевірки підпису (один файл з розширенням .p7s).

В наступному кроці система інформує користувача про необхідність додати файл, на який був створений підпис.

Натискаємо кнопку «Оберіть» та у вікні вибору файлу з файлової системи комп’ютера обираємо необхідний файл для перевірки підпису (один файл, на який був створений підпис).

Натискаємо на клавішу «Зберегти».

Переглядач завантажує оригінальний файл, на який був створений підпис. Принцип збереження відбувається так само, як й у звичайному випадку завантаження файлу переглядачем.

Також працює метод додавання двох файлів одночасно (зовнішній підпис — файл з розширенням .p7s, та файл, на який був створений підпис).

3. У випадку перевірки підпису, що міститься в одному файлі з даними у форматі ASiC-S (один контейнер кваліфікованого електронного підпису з розширенням .zip):

Натисніть клавішу «Оберіть».

З’явиться вікно вибору файлу з файлової системи комп’ютера. У ньому потрібно обрати необхідний файл для перевірки підпису (один контейнер кваліфікованого електронного підпису з розширенням .zip).

Наступний крок — надання результату перевірки підпису.

Контейнер кваліфікованого електронного підпису з розширенням .zip має теку «META-INF», де міститься безпосередньо підпис на електронний документ.

 - Файл за об’ємом перевищує 5 MB. Як його можна підписати?

Скористатися онлайн сервіс створення кваліфікованого електронного підпису або печатки за посиланням czo.gov.ua/sign. На кроці «Крок 3 з 3» вибрати «Окремими файлами. Формат CAdES»

Примітка: Такий спосіб дозволяє підписувати файли розміром більше 5 MB але має свої незручності. Вам потрібно зберігати 2 файли (файл підпису та файл який підписували). Будь які зміни в файлі який підписували призведе до неможливості підтвердження підпису.

 - Чи можна підписати через один файл кількома електронними підписами?

Так. Робимо наступним чином:

Підписуємо файл (наприклад, 1.pdf) першим ключем. Завантажуємо підписане (буде 1.pdf.p7s).

Підписуємо цей файл 1.pdf.p7s другим ключем. Завантажуємо підписане (буде 1.pdf.p7s.p7s).

Підписуємо цей файл 1.pdf.p7s.p7s третім ключем. Завантажуємо підписане (буде 1.pdf.p7s.p7s.p7s).

Таким чином маємо 1.pdf.p7s.p7s.p7s — це й буде файл, підписаний трьома підписами

 - Яку функцію виконує КЕП, який було накладено на документ?

Ідентифікувати автора підпису (ПІБ, фізична чи юридична особа, ІПН чи ЄДРПОУ).

Визначити, чи змінювався документ після його підписання.

Захистити документ від підробки.

Зафіксувати позначку часу, що є дуже важливим параметром для електронного документа, адже він дозволяє підтвердити достовірність підпису навіть після того, як строк чинності сертифіката завершився або його було анульовано чи відкликано (тільки для КЕП з повним набором даних для перевірки у тривалому часі (Signature with Long-Term Validation Materia)

 - Що робити у разі втрати особистого ключа або пароля до нього?

Пароль до кваліфікованого електронного підпису чи печатки відновленню не підлягає, оскільки він відомий тільки користувачу. В разі втрати, пошкодження особистого ключа чи втрати паролю до нього необхідно звернутись до надавача, де ви отримували КЕП, подавши при цьому заяву на зміну статусу кваліфікованого сертифіката та новий пакет документів для отримання послуги.